In 2024 draaiden de erfgoedcafés helemaal om digitalisering en alles wat hierbij komt kijken. Steeds meer verenigingen kiezen er namelijk voor om hun collecties te digitaliseren en zo in te zetten op duurzamer behoud en bredere ontsluiting van de collectie, maar ook op vlak van publiekswerking nemen de digitale mogelijkheden toe. Die digitale transformatie brengt echter tal van vragen en uitdagingen met zich mee. Elk café richtte zich op één specifieke stap van het digitaliseringsproces, van voorbereiding, over eigenlijke digitalisatie tot (digitale) ontsluiting voor het publiek. 

Binnen je organisatie maak je digitale documenten aan. Maar hoe zorg je ervoor dat je samen overzicht houdt van wat er aanwezig is (bijvoorbeeld afspraken rond bestandsnamen, gemeenschappelijke mappenstructuur,…)? En hoe zorg je ervoor dat je documenten zo opslaat dat je beter gewapend bent tegen verandering van programma’s, falen van harde schijven en andere ontwikkelingen? Hoe deel je informatie op een correcte manier? 

Tijdens ons eerste erfgoedcafé stonden we stil bij duurzaam digitaal werken, een onmisbare stap in de voorbereidingen om een digitaliseringsproces te doen slagen. Christopher De Keyser van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie) gaf een vorming met de beste tips en tricks, waarna hiermee zelf aan de slag kon worden gegaan tijdens een oefening. Nadien voorzagen we ook nog ruimte om eigen ervaringen, voorbeelden of uitdagingen te delen met elkaar. Afsluiten deden we tenslotte met een drankje en een hapje! 

Wie aan het duurzaam digitaliseren van een collectie denkt, denkt vaak aan foto’s, objecten en papieren documenten. De technologische vooruitgang gaat echter zo snel, dat ook tal van oude dragers hiervoor al in aanmerking komen. Denk hierbij aan floppy disks en cassettes, maar ook aan CD’s en DVD’s. Nog niet zo lang geleden golden zij als de standaard voor dataopslag, maar ondertussen zijn ook zij al achterhaald. Soms zijn deze dragers zelfs niet meer raadpleegbaar. Niet omdat ze niet meer werken, wel omdat de huidige systemen ze niet meer kunnen lezen. 

Tijdens het tweede erfgoedcafé gingen we samen met Rony Vissers (Meemoo) effectief aan de slag met het digitaliseren van een collectie. Hierbij kwamen verschillende objecttypes aan bod, van oude foto’s, over papieren documenten tot verouderde (digitale) dragers. Op een interactieve manier leerde je deze dragers herkennen, maar ook hoe je ze op een duurzame manier digitaliseerde. Afsluiten deden we uiteraard opnieuw met een drankje en een hapje! 

Tijdens de voorbije erfgoedcafés leerden we duurzaam digitaal werken, stonden we stil bij de voorbereidingen op een digitalisatietraject en kregen we handige tips & tricks om kwalitatief te digitaliseren. Hoog tijd dus om al deze theorie om te zetten in de praktijk! 

Bij dit derde café staken we zelf de handen uit de mouwen. Onder begeleiding en met professionele materialen, kreeg je de mogelijkheid om zelf je erfgoedobjecten te fotograferen en archiefstukken in te scannen. Achteraf bespraken we in groep de resultaten. Afsluiten deden we naar goede traditie uiteraard met een hapje en een drankje. 

De digitale wereld zorgt voor tal van nieuwe mogelijkheden op het vlak van ontsluiting van een collectie voor het brede publiek. Van een moderne website, over een app tot zelfs AR (augmented reality) of VR (virtual reality), de mogelijkheden zijn immens. Uiteraard gaan deze mogelijkheden ook gepaard met aandachtspunten. Zo mag niet alles wat zich in een fysieke collectie bevindt, zomaar online geplaatst worden. Omgekeerd is datgene wat online te vinden is, ook gebonden aan bepaalde wetten en regels. 

Het vierde en laatste café in deze reeks focuste op de mogelijkheden die digitale technologieën kunnen bieden op het vlak van ontsluiting van (erfgoed)collecties voor het brede publiek en de aandachtspunten die hiermee gepaard gaan. Met een hapje en drankje na afloop sloten we deze erfgoedcaféreeks mooi af. 

Niets zo inspirerend als praktijkvoorbeelden. Als afsluiter van de caféreeks planden we een leerrijk plaatsbezoek aan het Speelgoedmuseum in Mechelen. We kregen een unieke blik achter de schermen van deze instelling en hun digitale werking. Daarna heeft ook de Heemkring van Mortsel tijdens een korte keynote hun ervaringen met het digitaliseren van collectiestukken met ons gedeeld. Dit alles zoals steeds in een zeer ontspannen sfeer en met een lekkere afsluiter.