Dienstverlening ombudsdienst

Bouwstenen van een performante ombudsdienst

Bereikbaarheid, openheid en duidelijkheid zijn de bouwstenen bij uitstek van een goede communicatie. Het belang van deze bouwstenen wordt nog groter wanneer de problematiek een grotere schaal bereikt en lokale besturen een specifiek aanspreekpunt willen inschakelen om correcte informatie over te maken aan alle belanghebbenden, als groep en bij individuele vragen.

Het inzetten van een dergelijk aanspreekpunt in de vorm van een (externe) ombudsdienst zorgt voor die broodnodige duidelijkheid en een single point of contact (SPOC). Alle betrokken partijen (lokale besturen, burgers en derden) weten waar ze terecht kunnen en de ombudsdienst garandeert een gestroomlijnde communicatie van en naar alle partijen. IGEMO heeft hierin de vereiste expertise opgebouwd om via een ombudsmanfunctie voor belanghebbenden van de gestelde problematiek een aanspreekpunt te zijn.

Bij het opzetten van een dergelijke ombudsdienst garandeert IGEMO ook haar neutraliteit. Dat is immers van essentieel belang, het straalt vertrouwen uit naar alle betrokken partijen (lokale besturen, burgers en derden). Zeker wanneer het gaat over ernstige problematieken en individuele situaties.

Mogelijke vormen van dienstverlening

Het aflijnen van de draagwijdte en de invulling van de ombudsmanfunctie komt tot stand na overleg met alle betrokken partijen en wordt bijgevolg afgestemd op de lokale noden van de betrokken partijen.

Deze dienstverlening om als ombudsdienst op te treden, omvat verschillende aspecten die IGEMO kan opnemen:

  • Het fungeren als centraal aanspreekpunt zowel fysiek, telefonisch, als digitaal voor de bewoners/belanghebbenden;
  • Periodiek de nodige algemene communicatie opmaken en verspreiden naar de betrokken doelgroep;
  • Aanwezig zijn op alle projectgebonden overlegmomenten en structuren waaronder taskforce-overleg met de gemeente, werfvergaderingen, … ;
  • Bewonersvergaderingen bijwonen of organiseren;
  • Een overzicht bijhouden van de relevante vragen en veel voorkomende problemen en de daarbij horende/voorgestelde oplossingen (FAQ’s).

We hanteren een totaalaanpak die informatieverstrekking maximaliseert en ten dienste staat van alle betrokkenen.

IGEMO is momenteel verantwoordelijk voor de werking van de ombudsdienst PFAS in Willebroek en de recent opgestarte ombudsdienst PFAS in Zwijndrecht.

Contact

Tom Smets
Projectmanager
tom.smets@igemo.be
+32 15 79 39 82

Ivan Van Elst
Projectmanager
ivan.vanelst@igemo.be
+32 15 79 82 14